项目经理干好这五件事就够了

所有的项目都可以按照时间来划分阶段,在每一个阶段里都有相同的管理过程,当然,如果项目较小的话,项目管理过程和项目阶段是重合的。

项目管理过程是指:启动、计划、执行、监控和收尾,作为项目经理,要把这五个过程牢牢的记在心里,每天下班的时候心里默念下,看看哪个动作今天还没有做。

下面我会大致对这四个管理过程做一点深入的描述,这些管理过程在项目的每个阶段都是类似的,按照一定的顺序不断的重复。

首先是启动过程,什么是启动,启动就是在你组建项目团队实施项目之前,你要做商业方面的可行性研究

你要向你的老板或各个利益相关者进行讨论和沟通,要试图说服他们对这个项目投入足够的资金和人力来实施,就能够获取足够的回报。

你把对方的反馈意见和新的想法汇总到一起,然后开始花点时间考虑预算,这个项目是什么类型的项目,需要那些类型的项目预算,并再一次向各个利益相关者说明获得什么样的收益,下一步应该如何做。

实际上你已经进入了计划过程。现在董事会或者利益相关者已经批准了这个商务活动,并且提供了相关的预算和启动资金。

那么你就需要再深入一点要做一个更详细的计划。比如你要做一个进度计划,并且根据这个进度计划制定你的资源计划。

你需要做一个更加确定的预算和现金流计划,同时你开始组建你的项目团队,根据所需要的技能需求,准备对加入项目的人员进行面试。

一旦项目的日程表以及项目章程落实,也就是意味这你开始有责任和职权来时组建你的项目团队,进入项目的执行过程。这一过程,作为项目经理的你实际上要实施相当多的控制过程。

你要做风险管理,问题管理,变更管理,沟通管理,同时还要和项目中的所有不同的系统以及项目利益相关者完成计划和集成管理。

做完这些过程,就进入了最后一个环节,收尾过程,在这个特定阶段,你要把项目交付成果进行排序并打包,你要取消和你的供应商的合同,并且让客户验收你的可交付成果。

项目经理干好这五件事就够了

下面我展示下在一个或几个项目子阶段中这些过程之间的关系。所谓项目子阶段是按照项目的周期来划分的,这里以软件开发项目为例可分成设计子阶段,集成子阶段等等。

项目经理干好这五件事就够了

1、设计子阶段的管理过程

这里看下在设计子阶段中的典型项目管理过程,在设计阶段你需要做启动,例如你要讨论你的项目架构,你如何让你设计的系统通过项目完工后能够正常的运行。

你可能需要提供一个较高级别的设计方案,你实际上把所有这些思想和观念放在一份设计文档里来形成一个系统的功能说明或设计规范。

然后你把架构师们拉到一起,开始准备写这些相关文档,你要对他们进行监控确保这些文档能够正常的完成,你要不断的检查他们的进展,因为这样才能确保获得质量合格的产品。

最后是收尾过程,你核查并验收这些设计规范或规格说明书,一旦你签署并审核通过,这样在下一阶段,项目团队的技术人员就需要按照要求来实施。

项目经理干好这五件事就够了

2、集成子阶段的管理过程

设计规范是集成阶段的输入,一旦设计子阶段完成交付,你就要带领项目团队启动项目开工会,这个是启动过程,标志着项目正式运行。

然后在计划过程你要列出项目需要完成的每一项任务,并把这些任务分配到每个项目成员身上,通过监控和责任制来推动每个项目成员努力的完成各项任务。

在集成阶段项目经理所做的主要工作其实就是监控和对进展进行相应的调整,并对将交付成果进行移交给客户之前进行可靠的验收测试。

在实施过程中可能会存在一些变更管理,如你需要做人员或流程的变更或其它什么。这里我重点要说明的是,不论是在项目的哪个子阶段中,都会有启动、计划、执行、监控和收尾这五个过程。

通过这一系列的过程和步骤,你能够在每一子阶段获得你需要的成果或达成你想达成的目标。

项目经理干好这五件事就够了

3、五个过程的单生命周期

这五个过程实际并非独立存在的,它们互相之间存在着重叠的关系。

看下面的示意图,横坐标是时间,表示子阶段的开始到结束,纵坐标表示完成这一阶段的活动量。

在启动过程中,可能只有1-2个人参与项目,主要是在一起做一些可行性研究工作,做一些数字性的工作,对合同进行解读或者做一些演示等启动项的工作。

同步进行的是计划过程,你可能需要根据项目进度获取项目资源并进行分配,这一部分的工作量可能需要加班来完成,曲线看起来和启动过程有些类似。

接下来是工作量最大的执行过程,它是在启动过程和收尾过程的中间开始,你可以看到随着时间的推进,活动越来越多,也就意味着需要越来越多的资源,一直到你的交付成果被验收以及所有的任务都结束为止。

最后就是收尾过程,在所有的交付成果被签收之前,你需要确定验收标准,你需要向客户展示你们你们的执行过程以及每一个交付成果。

所以在收尾阶段,你不要留下一堆不能交付的成果,这可能会导致项目无法关闭或引起项目预算的风险。

这里没有提监控,是因为每个过程都需要监控,不过一般在计划和执行阶段认为监控较为重要。

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来源:PM圈子

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