项目汇报的3W法则

前言

项目是一项复杂的活动行为集合,为了项目顺利、有序的活动开展以便于按时达成预期目标,必须进行相应的沟通协调。

因此,沟通是项目管理过程中不可或缺的活动内容之一。

而项目管理中的沟通具有两大作用:

•达成一致

沟通双方就某一问题协商一致,如需求、工期等等。

•通知

将某种结果通知至相应干系人,如项目进度、风险等等。

今天就通过3W的方式与大家分享下通知的形式之一:项目汇报。

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项目汇报

项目汇报是项目在实施过程中的重要通知形式之一,也是比较正式的一个项目活动,通常可以采用书面汇报、邮件汇报、会议汇报等几种形式。

Why

为什么要做项目汇报?

在日常的项目活动中,很多干系人只是参与项目中的部分活动,如具体事务执行人;还有很多的重要干系人是不参与项目活动的,如双方领导层。

但是这些干系人都在关注着项目的相关情况,如进度、里程碑、成本、风险等等各方面问题。

从项目执行者的角度来看:

•项目聚焦

通过项目汇报的相关内容,所有的项目执行者会更加清楚当前阶段项目的进度、清楚后续的项目执行目标,更好为整体项目进行服务。

从项目经理的角度来看:

•信息一致

通过项目汇报,项目经理可以与相关干系人对项目的整体情况保持了解的一致,利于项目管控。

•控制项目

通过信息的一致性,项目经理可以更好的控制项目,如风险的预防、进度的管控等等。

从公司高层的角度来看:

•便于决策

通过下属各项目的项目汇报,公司高层可以依据此汇报的内容更好的进行项目活动的决策,便于公司项目集、项目组合的实施。

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因此,作为项目经理必须定时或不定时向相应关系人进行项目汇报。

What

汇报什么?

不同的干系人对项目的信息需求是不一样的,但大体上可以套用以下模型:

•基本信息

当前汇报人所在的层级,负责的具体项目内容,汇报的起止时间等。

•进度

当前活动的进度,预期当前进度完成时间,是否存在超时或提前的可能,基于什么原因?

如果当前活动已完成的情况下,需要提交下一步活动的信息。

如果当前活动已完成的情况下,需汇报该活动的交付物相关信息。

如果是项目经理,则需要整合所有进度信息后,提交里程碑信息情况。

•成本

当前花费的成本,预期当前活动成本金额,是否存在超支或节省的可能,基于什么原因?

后续的成本计划

•风险

当前项目风险的应对情况。

是否还存在潜在风险,是否需要上级协助来应对风险?

后续的风险计划

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When

什么时间汇报?

每个项目都是独特的,没有通用的一套汇报时间规则,可以根据具体的项目类型与属性进行汇报时间及汇报机制的制定。

但是在项目管理的过程中出现以下两种情形必须进行项目汇报,已便于更好的项目管理:

•里程碑完成时

在里程碑的完成后,项目经理必须进行项目汇报。

汇报这个里程碑阶段的详细情况,已便于上层领导准确的把握项目的进度,便于后续的企业经营决策。

如项目启动会议结束后,向领导汇报整体的项目进度安排计划等信息。

•风险发生时

在风险发生时,项目经理必须进行关于风险的汇报,如风险的情况、欲采用应对方式、应对后可能带来的潜在影响等。

•风险发生后

风险应对结束后,项目经理需针对本次风险的情况进行整体说明,如发生的原因、应对方式、带来的后续影响等信息。

可当成组织过程资产保留存档,便于后续的学习。

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结语

项目汇报作为项目沟通的手段之一,万万不可轻视,否则可能会对项目的整体执行带来不可估量的影响。

只有通过有序的项目沟通方式,才能更好的执行项目,达成项目目标。


来源:PM圈子

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